Viele Mitarbeitende und auch deren Führungskräfte sitzen zurzeit hauptsächlich im Homeoffice und haben mehr oder weniger Schwierigkeiten, dort eine produktive Arbeitssituation zu schaffen.

Die Produktivität ist die eine Seite, die andere betrifft den plötzlich stark gestiegenen Bedarf und die Erkenntnis über die Notwendigkeit von speziellen Führungs-Skills für virtuelles Führen. Gleichzeitig müssen wir realisieren, dass die meisten Führungskräfte im Bereich virtuelles Management und Führung überhaupt nicht oder nicht ausreichend ausgebildet sind.

Internationale Research-Ergebnisse zeigen, dass virtuelle Teams, die gut gemanagt sind, besser und effizienter arbeiten können als herkömmliche Teams. Jedoch wird auch gezeigt, dass rund 30 % der virtuell arbeitenden Teams nicht erfolgreich sind beziehungsweise bei ihrer Zielerreichung scheitern. Nur ca. 25% der Mitarbeitenden und der Führungskräfte erhalten eine entsprechende Ausbildung zum Thema virtuelle Zusammenarbeit.

Die Problembereiche bei der virtuellen Zusammenarbeit können grob folgenden Themen zugeordnet werden:

• Fehlendes Vertrauen der Führungskräfte in ihre Mitarbeitenden
• Fragliche Einstellung des Teams oder von einzelnen Teammitgliedern
• Performanceprobleme
• Ungelöste beziehungsweise verdeckte, schwelende Konflikte

Die Herausforderungen, denen Führungskräfte beim virtuellen Führen begegnen, entstehen in folgenden Bereichen:

Im Bereich der Business-Challenges gehen die größten Risiken von der schlechten Verbindung zwischen Mitarbeitenden und ihrer Führungskraft aus, Performance-Risiken die schlecht gemanagt werden, wechselseitige Abhängigkeiten, Missverständnisse und technische Probleme.
Führungskräfte sollten hier die Rolle des „Enablers“ einnehmen können.

Die psychologischen Herausforderungen beziehen sich auf die Tatsache, dass es weniger Möglichkeiten gibt, an einer vertrauensvollen Beziehung miteinander zu arbeiten. Menschen fühlen sich relativ schnell isoliert und das Zusammengehörigkeitsgefühl leidet stark. Auch das „aus den Augen – aus dem Sinn-Phänomen“ kommt hier zum Tragen. Ein weiterer Faktor besteht in der unterschiedlichen Fähigkeit der Selbststeuerung und Selbstdisziplin, die im Homeoffice stärkere Auswirkungen hat.

Der dritte Problemkreis besteht im Bereich der Management Herausforderungen. Für manche Führungskräfte wird der erlebte Kontrollverlust zum Problem. Im ungünstigen Fall entsteht eine Form des „Noise-Making-Managements“.

15 Tipps und Tricks aus dem Erste Hilfe Koffer für virtuelles Führen

Selbstmanagement
1. Definieren Sie ein funktionierendes Morgenritual
2. Richten sie ihren Arbeitsplatz gut ein
3. Definieren sie (selbst) ihre Arbeitsstunden, halten sie sich daran.
4. Bleiben sie in Verbindung mit ihrer Führungskraft und mit Ihren KollegInnen

Beziehungsmanagement
5. Führen sie eine Team-Routine ein und halten sie sich dran: ein kurzes, regelmäßiges Team-Ritual wie zum Beispiel eine virtuelle Kaffeepause
6. Interessieren sie sich dafür, wie es ihren Mitarbeitenden geht, machen sie kurze „wie geht’s“ –Anrufe zwischendurch; achten sie besonders auf Zwischentöne, Stimme, Stimmung, Aussehen und nehmen sie subtil und einfühlsam wahr.

Performance
7. Geben sie ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie; diejenigen wissen selbst, wie sie am besten arbeiten
8. Messen sie den Erfolg am Ergebnis; es geht darum, was erreicht wird und nicht wie der Weg dorthin ist.

Motivation
9. Achten sie auf ihre Kommunikation: aktives Zuhören, Anerkennung aussprechen, paraphrasieren als Möglichkeit für besseres Verständnis, Empathie und emotionales Verständnis, eher Fragen stellen als zu viel erklären und selber reden
10. Seien sie für ihre Mitarbeitenden verfügbar, auch außerhalb der regulären Arbeitszeit
11. Kommunizieren sie öfter mündlich, rufen sie eher an, anstelle von E-Mail-Schreiben
12. Machen sie die Ergebnisse ihres Teams in der Organisation gut sichtbar

Prozess
13. Hilfreich sind klare Regeln über Emails und Prioritäten. Man kann klar vereinbaren, wie Betreffzeilen gestaltet werden z.B.: bei (1) ist eine Antwort am selben Tag notwendig….
14. Gestaltung von Team-Meetings: teilen sie Agenda-Punkte ihren Mitarbeitenden zu, reden sie nicht immer nur selbst
15. Seien sie freundlich zueinander, geben sie ihren gemeinsamen Gesprächen beratende Funktion, haben sie Geduld und seien sie versöhnlich im Umgang miteinander